qu'est-ce qu'un système GED

scannerUn système de gestion électronique de document ou GED est un ensemble de logiciels et de matériels informatiques intégrés pour permettre aux entreprises de gérer l’ensemble de leurs documents (factures, courriers, contrats, mails, conventions, …) de façon électronique (dématérialisée) dans le but de :

 

Réduire les coûts en papier et encre d’impression : Plus besoins d’imprimer ou de photocopier le même document dans le but de le distribuer  en interne. Chaque personne ayant le droit reçoit juste une copie électronique conforme à l’originale.

Gagner du temps dans la recherche de documents : Vous voulez consulter un document ? pas besoin d’aller chercher le document physique. Vous trouvez votre document par simple recherche à la « google » grâce à la GED.

Pérenniser les archives à moindre coût avec plus de sécurité : Plus d’inquiétude sur la dégradation de document physique exposé à plusieurs risques tels que les incendies, les inondations, … Tous vos documents seront sur des disques durs que vous pourriez répliquer à volonté pour conserver dans vos coffres ignifuges ou sur des serveurs repartis.

Sécuriser l’accès aux documents confidentiels : Contrôlez l’accès aux documents à travers un système d’autorisation et de permission. En plus le système conserve les traces de tous les accès aux documents vous permettant de savoir qui accède à quel document.

Gérer efficacement les mouvements des documents aussi bien internes qu’externes : Vous auriez la possibilité de définir le circuit de chaque document ou donner la possibilité aux utilisateurs de décider à qui transférer le document. Dans tous les cas les traces des accès sont enregistrées par le système.

Archiver en sécurité les documents : Une fois un document introduit dans le logiciel, il est automatiquement archivé pour permettre son accès ultérieurement.

Fédérer les documents et les autres informations : Vous pourriez ensuite créer des passerelles entre la GED et les logiciels métier pour permettre d’accéder au fond du dossier à partir du logiciel métier. Par exemple, à partir du logiciel de comptabilité, vous pourriez accéder à la facture scannée du client pour des besoins de vérification ou d’audit sans avoir à fouiller dans les archives physiques.

Yesbo Burkina, partenaire de Maarch vous offre :

  • Maarch enterprise : solution complète de gestion et d’archivage électronique de documents (GED)
  • Maarch letterbox : module spécialisée dans la gestion dématérialisée du courrier

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